Case: Innovatieve zorg met slimme technologie en de STOZ-subsidie

Klantvraag zorginstelling:

Hoe kunnen wij slimme incontinentie-oplossingen implementeren en borgen in al onze locaties om zorgprocessen te verbeteren, de werkdruk te verlagen en het comfort en de waardigheid van cliënten te vergroten?

De zorgsector staat onder druk: personeelstekorten, een toenemende werkdruk en een vergrijzende bevolking vragen om innovatieve oplossingen. Slimme technologie biedt zorginstellingen de kans om efficiënter, duurzamer en waardiger te werken, zowel voor medewerkers als de cliënten. Dankzij de Stimuleringsregeling Technologie in Ondersteuning en Zorg (STOZ) kunnen zorgorganisaties investeren in technologische innovaties. Wij begeleiden zorginstellingen bij het succesvol implementeren van deze innovaties én bij het aanvragen van de STOZ-subsidie. 

Slim incontinentiemateriaal als voorbeeld van een innovatie

Incontinentiezorg kost zorginstellingen veel tijd en kan belastend zijn voor cliënten, vooral wanneer verschoning onnodig blijkt. Een zorginstelling koos daarom voorslim incontinentiemateriaal met sensoren. Deze sensoren meten het verzadigingsniveau, brengen plaspatronen in kaart en sturen real-time informatie naar een app. Zo weet het zorgpersoneel precies wie, wanneer en waarom verschoond moet worden. Om dit te kunnen implementeren heeft de zorginstelling gebruik gemaakt van de STOZ subsidie. 

Doelen van slimme incontinentieoplossingen

Slim incontinentiemateriaal biedt voordelen voor zowel zorgmedewerkers als cliënten. De belangrijkste doelen zijn: 

• Minder onnodige verschoonmomenten, wat cliënten comfort en waardigheid geeft; 
• Verlaging van de werkdruk door gerichte zorgmomenten; 
• Efficiënt materiaal gebruik en minder verspilling; 
• Meer persoonlijke zorg; 
• Kostenbesparing op termijn. 

 De zorginstelling heeft ons gevraagd hen te helpen bij het maken van een implementatie- en borgingsplan voor het gebruik van slim incontinentiemateriaal op alle locaties en met het indienen van de subsidie.   

Onze aanpak: van analyse tot implementatie 

Wij hebben de zorginstelling begeleid bij de subsidieaanvraag, hebben het implementatie– en borgingsplan geschreven en gaan ze nu ook helpen bij de daadwerkelijke implementatie.  

Stap 1: Inventarisatie en analyse 

We begonnen met een grondige inventarisatie van de situatie: 

• Analyse huidige situatie: We onderzochten waar slimme technologie waarde kon toevoegen.
• Stakeholdersanalyse: We brachten alle relevante partijen in kaart, van management tot zorgverleners en cliënten, creëerden draagvlak. 
• Risicoanalyse: We onderzochten mogelijke knelpunten, zoals weerstand bij medewerkers, technische beperkingen en financiële risico’s en formuleerden maatregelen.  

Stap 2: Strategische richtlijnen 

Samen met de zorginstelling bepaalden we de strategische richting:  

• Concrete doelen: zoals werkdrukverlaging, hogere zorgkwaliteit en lagere kosten. 
• Kaders en planning: een tijdlijn met duidelijke mijlpalen en verantwoordelijken om structuur en overzicht te waarborgen. 
• Prioriteiten bepalen: onze focus lag op haalbaarheid, dataveiligheid en medewerkersbetrokkenheid.  

Stap 3: Aanvraag Subsidie 

We ondersteunde de zorginstelling bij de aanvraag van de STOZ-subsidie en stelden een overtuigend activiteitenplan op en hielpen bij het invullen van de De-minimisverklaring zodat de zorginstelling voldeed aan alle voorwaarden van de STOZ-subsidie.  

Stap 4: Implementatie- en borgingsplan 

Wij schreven een compleet implementatie- en borgingsplan om het gebruik van slim incontinentiemateriaal duurzaam in te voeren. Het plan bevatte onder andere: 

• Projectstructuur: de structuur, de rollen en verantwoordelijkheden, een trainingsplan en tijdlijn met mijlpalen. 
• Procesbegeleiding: Een stapsgewijze aanpak voor de implementatie, testing en opschaling van het slimme incontinentiemateriaal. 
• Communicatieplan: Om alle betrokkenen – van zorgmedewerkers tot management tot cliënt te informeren en enthousiast te maken over de verandering. 
• Capaciteitsplanning: Een overzicht van de benodigde middelen, personele inzet en training om het project succesvol te realiseren. 
• Monitoring en borging: Regelmatige evaluaties en rapportages om de voortgang te bewaken , verbeteringen door te voeren en duurzame resultaten te garanderen. 
• Kostenraming: een uitgebreide financiële onderbouwing, inclusief een inschatting van investeringen en verwachte besparingen. 

Stap 5: Voorbereiding implementatie 

We hebben de mijlpalen, activiteiten en verantwoordelijken aan de betrokkenen gepresenteerd. En door duidelijke verwachtingen te schetsen en het belang van ieders rol te benadrukken, creëerden we draagvlak en betrokkenheid. 

Resultaten: duurzame zorg dankzij slimme technologie

Dankzij onze begeleiding beschikte de zorginstelling over een compleet en professioneel implementatieplan. Dit plan gaf hen niet alleen toegang tot de STOZ-subsidie, maar bood ook een solide basis voor de implementatie van slimme incontinentieoplossingen. 

• Heldere strategische richtlijnen en prioriteiten
• Een uitvoerbaar implementatieplan, inclusief kostprijsberekening en communicatieplan.
• Succesvolle indiening van de subsidieaanvraag

Conclusie: Samen bouwen aan de zorg van morgen

Met onze gestructureerde aanpak hebben wij de zorginstelling geholpen een grote stap te zetten in technologische transformatie. Nu de subsidie is aangevraagd en het implementatieplan is geschreven, gaan wij de zorginstelling ook helpen met de volgende stap, namelijk de daadwerkelijke implementatie en de borging van het gebruik van het slimme incontinentiemateriaal binnen de verschillende locaties.