Ontwikkeling op de werkvloer

Bij een afdeling van Defensie Materiële Instandhouding (C4i) hebben wij een traject begeleid om te werken aan de toename van de leverbetrouwbaarheid, een positievere werkbeleving van de werknemers en de ontwikkeling op de werkvloer. De afdeling werkt samen met veel andere afdelingen, ondervindt een hoge werkdruk, prioriteiten worden regelmatig gewijzigd en ze verzanden in veel overleggen waar de structuur niet altijd aanwezig is. Genoeg voor ons dus om mee aan de slag te gaan.

Intro 
Tijdens dit traject bij C4i hebben we gezamenlijk met de teams nagedacht over de factoren die van invloed zijn op het werk wat zij doen en de factoren waar zij zelf invloed op kunnen hebben. Dit heeft voor nieuwe inzichten gezorgd waardoor de focus op het continu verbeteren en ontwikkelen binnen de organisatie een nieuwe weg is ingeslagen.
Inmiddels zijn we een jaar verder en spreken we Tom van der Ploeg, assistent engineer bij C4i, die zijn ervaring en visie deelt op de ontwikkeling op de werkvloer die heeft plaatsgevonden.
‌
Kun je wat over je werk vertellen?
‌Sinds 1,5 jaar ben ik assistent engineer bij de afdeling C4i navigatie. Wij richten ons op de instandhouding van alle installaties die betrekking hebben op de communicatie en navigatie aan boord van de marineschepen. Hiervoor heb ik 3 jaar op de werkplaats gewerkt.
‌
Vergt deze nieuwe rol als assistent engineer andere competenties?
‌Het is natuurlijk even wennen. In de werkplaats was ik puur bezig met m’n handen om het schip te laten varen. Nu moet ik meer plannen, organiseren, coördineren om het schip te laten varen. Dus dat vergt inderdaad een andere manier van aanpak.
‌
Naast een andere manier van aanpak heb ik nu ook andere competenties nodig. Omdat ik veel contact heb met verschillende mensen, binnen verschillende teams, en iedereen binnen het proces door mij op de hoogte gebracht wordt heb ik nu ook “Human skills” nodig, zoals communicatieve vaardigheden. Toen ik monteur was moest ik alleen de leidinggevende en het schip op de hoogte brengen. Maar nu moet ik de hele organisatie voorzien van informatie en feedback. Vraagstukken die dan een rol gaan spelen zijn: Hoe voorzie je elkaar van de juiste feedback? Hoe speel je in op elkaars krachten en vermijd je elkaars valkuilen? Wat is de beste manier om elkaar aan te spreken? Hoe overleg je efficiënt met elkaar? Hoe motiveer je je collega’s? Dat moest en moet ik echt leren en me in blijven ontwikkelen.

‌Een van de knelpunten die naar voren kwam tijdens de teamsessies was leiderschap.
‌Tom, hoe kijk jij naar leiderschap?
‌Een goede leidinggevende is in mijn ogen iemand die weet wat er speelt in de groep, klaar staat voor zijn mensen en als er wat gebeurt rugdekking geeft. Dit betekent naar mijn mening dat een leidinggevende ook moet vragen naar hoe de medewerkers nadenken over de ontwikkeling op de werkvloer, oplossingen en die input ook meenemen in het maken van beslissingen. Hoe opener je staat voor de feedback en input van anderen, des te meer je voor elkaar krijgt als team.
‌
Als ik zelf leidinggevende zou zijn, zou ik iedereen zelf zijn ding laten doen, maar wel iedereen rugdekking geven. Daarmee bedoel ik dat ik iedereen voorzie van de juiste middelen om hun werk goed te kunnen doen, maar wel vrijheid biedt in hoe ze hun werk doen. Dus het regelen voor de randvoorwaarden en hen daarin ondersteun waar kan.
‌
Met name het persoonlijke contact opzoeken met mensen vind ik heel belangrijk, niet alle collega’s doen dat en daar creëer je geen gezamenlijkheid mee. “Ik ben leidinggevenden en we doen het op deze manier ” is en verouderde aanpak als je het mij vraagt. Nu moet je ook goed kunnen luisteren naar anderen om hen te kunnen ondersteunen, totdat mensen zelfstandig genoeg zijn om taken op te pakken.
‌
De theorie van leiding geven kan je leren, maar in de praktijk zal je per situatie moeten beslissen wat nodig en passend is voor de groep. Er zal dus ook gekeken moeten worden naar de verschillende persoonlijkheden. Dit geldt voor alle functies, zowel hoog als laag. Uiteindelijk moeten we allemaal met elkaar samen kunnen werken.
‌
Om goed met elkaar te kunnen samenwerken is het belangrijk om gezamenlijke teamdoelen te hebben en je te ontwikkelen als een team. Tijdens onze sessies hebben we daaraan gewerkt. Tegelijkertijd hebben we ook gewerkt aan de persoonlijke doelen en persoonlijke ontwikkeling van de teamleden. Tom, wat doe jij aan persoonlijke ontwikkeling?
‌Ik volg nu een deeltijdstudie Hbo-elektrotechniek. Hier leer ik o.a. meer te overleggen en samen te werken in teams, het managen van projecten en het coördineren van taken. Ik wil dat graag goed geregeld hebben. Hierdoor groei ik en dat zie je terug op de werkplek. Als ik kijk naar een jaar geleden en nu merk ik dat ik beter samenwerk door duidelijkere vragen te stellen en projectmatig te werk te gaan.
‌
Daarnaast leer ik ook heel veel in de praktijk. De functie die ik nu heb als assistent engineer is een ideale functie om me verder te ontwikkelen. Ik kan op deze plek veel leren en (kleine) fouten maken zonder dat het hele grote consequenties heeft. Ik krijg altijd steun van de mensen om me heen en leer nog dagelijks bij.
‌
De sessies met ons zijn alweer een tijd geleden. Tom, wat is de grootste verandering die heeft plaatsgevonden?
‌De grootste verandering is dat we bewust zijn geworden van de impact van de “menselijke” factor. We hebben onszelf een spiegel voorgezet en gekeken naar waar wij als groep impact op hebben. Er zijn veel processen en systemen in de organisatie waar wij onderhevig aan zijn. Hierdoor kunnen we niet altijd ons werk effectief uitvoeren. Zo zijn er veel ad-hoc werkzaamheden waardoor we niet altijd toe komen aan andere projecten die misschien wel een hogere prioriteit hebben.
‌
Samen met EPAHS hebben we inzicht gekregen in de onderdelen op het werk waar we wel invloed op kunnen uitoefenen en waar we geen invloed op kunnen uitoefenen. En we kunnen op meer aspecten invloed uitoefenen dan van te voren gedacht, zoals de ontwikkeling op de werkvloer. Dat geeft hoop, want je ziet dat er veel aspecten zijn in het werk waar we zelf impact op hebben. Je hebt dan het gevoel dat je ergens controle over hebt. En dat is fijn.
‌
Waar ligt de grootste uitdaging voor jullie team op dit moment, en wat zou de oplossing kunnen zijn?
‌De grootste uitdaging ligt in het op orde krijgen van alle randvoorwaarden die van belang zijn voor het onderhoud van de schepen, zodat ze kunnen varen. Denk daarbij aan het hebben van de juiste tekeningen, middelen en onderdelen. Dit kost ons nu vaak te veel tijd. We werken niet efficiënt genoeg nog.
‌
Een oplossing hiervoor zou kunnen zijn het anders inrichten van ons werk en beter met elkaar samen te werken: het ‘wij’ gevoel creëren en het hebben van een gedeelde verantwoordelijkheid. Elkaar helpen en niet alleen kijken naar onze eigen afdeling, maar ook de samenwerking aangaan met andere afdelingen. Je hoeft het niet altijd alleen te doen of binnen je eigen afdeling, samen kunnen we veel meer bereiken, dat heeft EPAHS mij echt geleerd.