Een voorbeeld uit de praktijk

Als Epahs wordt gevraagd om te komen helpen, doen we dat altijd vanuit een vraag of probleem. Zo ook hier... we werden gebeld omdat een team niet lekker liep, er was veel fustratie en een lage efficientie & productiviteit.
Hoe kunnen we dit nou aanpakken? Hoe kunnen we onze organisatie nou innoveren? We willen operationeel weer met de neuzen dezelfde kant op, vooruit, klaar voor toekomst...

1. De uitgangspositie - wat treffen we aan?

‌Henk is een ambitieuze en taakgerichte manager. Hij werkt al 11 jaar voor het bedrijf en wordt gewaardeerd om zijn daadkracht. Hij heeft een duidelijk doel voor ogen en doet er alles aan om dat doel ook te bereiken. Hij is een echte doorzetter.

Sinds een half jaar is Henk manager van het Bedrijfsbureau. Er werken 15 mensen aan diverse administratieve taken. Het is een saamhorig team, dat ook regelmatig tijd maakt voor andere zaken dan werk, zoals de vrijdagmiddagborrel. Henk is daar echter zelden bij aanwezig, hij heeft het te druk.

Vorige week sprak Henk een softwareleverancier, waar een vriend van hem werkt. Zij hebben een prachtig nieuw boekhoudsysteem ontwikkeld. Henk is daar gevoelig voor en besluit dit systeem aan te schaffen. Een van zijn afwegingen om tot aanschaf over te gaan, is het feit dat de communicatielijntjes lekker kort zijn. Zijn vriend werkt namelijk op de support-afdeling. 

Op kantoor staat men echter niet te springen. Het pakket wat zij al 6 jaar gebruiken, voldoet nog steeds prima! Oke, de “look en feel” is misschien niet helemaal meer van deze tijd, maar verder is er niets mis mee. Henk heeft hier echter geen boodschap aan, die “oude meuk” moet eruit. Hij tuigt een project op om de nieuwe software te implementeren.

Drie maanden later is het zover. Het oude systeem wordt uitgezet en met een “big bang”-scenario wordt het nieuwe systeem feestelijk in gebruik genomen. Het team is sceptisch… 

En (helaas) terecht… De volgende dag kwam men al tot de conclusie dat de facturatiemodule niet is gekoppeld aan het CRM-systeem. Alle relaties uit het CRM-systeem zullen handmatig in het boekhoudsysteem gezet moeten worden. En dan hebben we het nog niet over het actueel houden van de relaties. Ook gaat er van alles fout met betrekking tot de opdrachtverwerking. Gewerkte uren worden niet altijd juist doorberekend, waardoor de organisatie simpelweg geld misloopt.

Symptomen:

Het team klaagt steen en been. Door dit soort “ondoordachte” besluiten, neemt de werkdruk van het team gigantisch toe. Er is weinig sympathie over voor Henk. En ook de directie is niet gelukkig. Ze zien de omzet dalen en hebben ook in de wandelgangen vernomen dat het nieuwe boekhoudsysteem hier wel eens de oorzaak van zou kunnen zijn.
Aangezien terug gaan naar de oude situatie helaas geen optie meer is, wordt in opdracht van de directie een nieuw project in het leven geroepen om de administratieve processen en bijbehorende middelen te optimaliseren. Henk verloor al zijn draagvlak in de organisatie en is op zoek gegaan naar een nieuwe uitdaging.

2. Wat is hier nu aan de hand?

EPAHS onderzoekt issues altijd vanuit het MIOO-perspectief. Dit gaat over Mens, Informatiemanagement, Organisatie en Opleiding. Onze hulp werd ingeroepen om te kijken wat er kon gebeuren om weer verder te kunnen als gezonde organisatie.
ONZE ANALYSE VAN DE SITUATIE:
MENS:
Wanneer we kijken naar het menselijke aspect, constateren we dat Henk weinig oog heeft voor de zorgen en problemen van het team. Hij opereert solistisch, waardoor hij commitment van het team verliest. Zijn werkwijze leidt uiteindelijk ook tot hoog oplopende kosten en daardoor minder winst. Ook de directie van de organisatie verliest het vertrouwen in Henk en neemt de touwtjes terug in handen. Henk verlaat de organisatie en laat een team achter dat een onnodig hoge werkdruk en veel frustratie ervaart als gevolg van de invoering van het nieuwe boekhoudsysteem.
INFORMATIEMANAGEMENT:
Het informatie aspect laat zien dat er met de aanschaf van het nieuwe boekhoudpakket een ondoordachte aankoop is gedaan. Uiteraard is goede support belangrijk, maar er is niet aan de medewerkers gevraagd hoe zij het ideale boekhoudsysteem voor zich zien.

‌Er is niet gekeken naar gebruiksvriendelijkheid, mogelijke koppelingen met andere applicaties (efficiency) en werkbaarheid (effectiviteit). 
ORGANISATIE: 
Op organisatorisch gebied kunnen we vaststellen dat de verkeerde man op de verkeerde plek is gezet. Henk is een autoritair en dominant sturende leidinggevende, terwijl het team vooral bestaat uit stabiele en consciëntieuze personen die gaan voor kwaliteit en waarde hechten aan een stukje autonomie. Een team wat niet gestuurd, maar gefaciliteerd en gecoacht moet worden door een leider met visie, inzicht en overzicht. Iemand die mens- en procesgericht kan denken. 
OPLEIDING:
Op gebied van opleidingen kun je je in deze casus afvragen in hoeverre Henk kennis en vaardigheden bezat die passen bij een leidinggevende van een administratieve afdeling. Opleidingen dienen aan te sluiten op de behoeften van mens en organisatie. De vraag is in hoeverre Henk over de juiste opleiding en training kon beschikken om zijn werk goed uit te kunnen voeren.

Wat is hier nu aan de hand?

In deze organisatie had men erg veel extra werk als gevolg van een ondoordachte keuze.
Zo moest de administratie harder werken (de werkdruk liep op met een hoger ziekteverzuim als gevolg), is een eigenlijk onbruikbaar softwarepakket aangeschaft en werd er een nieuw project opgetuigd (er werden onnodig kosten gemaakt) en werden er meer fouten gemaakt (met mogelijke impact op het imago van de organisatie, waardoor klanten weglopen).

3. De oplossing - Wat beveelt Epahs nu aan?

EPAHS is anders dan andere organisatieadviesbureaus. EPAHS is gericht op het “in SHAPE” brengen van organisaties. EPAHS helpt organisaties toekomstbestendig te worden! Hiervoor hebben wij vele expertises in huis, die zich richten op de pilaren van MIOO (Mens, Informatiemanagement, Organisatie en Opleiding) en de integraliteit van deze pilaren! Wij geloven namelijk dat deze pilaren onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn! 
Over Epahs
Epahs is sinds 2016 hét organisatie advies bureau dat werkt met een unieke integrale aanpak. Edwin Stolk is met deze gedachte begonnen een netwerk van professionals (die al ruim 20 jaar in het vak zitten) op te bouwen om de prestaties van mensen & organisaties te optimaliseren. Meer efficiëntie, meer effectiviteit. Wij zijn hier om jou als ondernemer te helpen groeien. Dat doen we door het creëren van een gezonde bedrijfsvoering door de aandachtsgebieden Mens, Informatiemanagement, Organisatie en Opleiding (MIOO) integraal met elkaar in balans te brengen.

Wil jij je team laten groeien? Winstgevender worden? De bedrijfsprocessen optimaliseren? Ontwikkelen als team of bedrijf? Innoveren? Wij kunnen binnen 3 weken een gedegen onderzoeksrapport leveren. Hierin staat duidelijk de huidige en gewenste situatie, vanuit waar we gaan uitrollen. No-nonsens, kwalitatief en geheel op maat voor de organisatie. Zodat de organisatie weer gezond en succesvol de toekomst in kan.
Wil je weten wat Epahs voor jou kan betekenen?
Meet EPAHS
EPAHS is een team van ervaren specialisten. Wij hebben een unieke formule ontwikkeld die jouw organisatie/bedrijf succesvoller, duurzamer, winstgevender en toekomstbestendiger maakt. Laat je nu vrijblijvend adviseren door 1 van onze proffesionals.
Laat je adviseren

Contact

Locatie Den Helder
‌Willemsoord 29a
‌1781 AS Den Helder

Locatie Nijmegen
‌Stationsplein 26
‌6512 AB Nijmegen

T: 088 - 50 17 100
E: info@epahs.nl

Social Media

Meet the team

EPAHS is er om jouw organisatie te laten groeien. ‌Wij zijn hét organisatie adviesbureau die alle gebieden in balans brengt. 

Bekijk onze specialisten
Vacature